Foto Ana Morais

Ana Mendonça Morais
– Marketing & Communication Strategist –

Quantas vezes falha na previsão do tempo necessário para realizar as tarefas a que se propõe? Provavelmente mais do que gostaria… e, se não for o caso, parabéns pela sua capacidade na gestão de tempo!

Foto Ana Morais

Ana Mendonça Morais
– Marketing & Communication Strategist –

Quantas vezes falha na previsão do tempo necessário para realizar as tarefas a que se propõe? Provavelmente mais do que gostaria… e, se não for o caso, parabéns pela sua capacidade na gestão de tempo!

A verdade é que a maioria das pessoas não faz previsões de tempo muito realistas e acaba por ter de lidar com a frustração de tarefas demoradas, podendo ter de lidar com consequências indesejáveis. Mas existe uma explicação para esta falha e há também um conjunto de métodos que poderão ajudá-lo cumprir os seus prazos mais facilmente e de forma eficiente.

 

A falácia do planeamento

fosso entre planeamento e realidadeA esta dificuldade de estimar o tempo necessário para realizar tarefas chama-se a “falácia do planeamento”. Este é um termo utilizado por psicólogos, inicialmente usado em 1979 por Daniel Kahneman e Amos Tversky, para descrever a nossa tendência para subestimar o tempo que a realização de uma tarefa exige. Por norma, estimamos mal o tempo devido a um de dois fatores:

 

  1. Não consideramos o tempo dispensado para realizar tarefas semelhantes no passado;
  2. Assumimos que não haverá nenhuma complicação que cause atrasos, mesmo que tal já tenha acontecido antes, existindo assim a ideia de que o futuro será sempre melhor do que o passado.

Existem ainda casos em que os dois fatores se juntam, criando uma autêntica receita para o fracasso do planeamento – não consideramos o histórico de tempo associado a tarefas anteriores nem consideramos que algo possa fugir do nosso controlo. E assim damos por nós a fazer noitadas no trabalho ou a ter de alterar os nossos planos para conseguirmos concluir tudo o que precisávamos para ontem!

 

A experiência pode prejudicar-nos

ExperienciaAo contrário do que se possa pensar, também o nosso nível de experiência para realizar uma certa tarefa pode ser um fator de influência para uma má estimativa de tempo, assim como a forma como esta deve ser realizada. A perceção sobre a estimativa de tempo para a realização de uma tarefa ou projeto está diretamente relacionada com um maior ou menor domínio que temos sobre uma matéria.

Consideremos como exemplo um fotógrafo experiente na captação de imagens de produtos para e-commerce. Este fotógrafo, em comparação com outro menos experiente, poderá ter tendência a estimar menos tempo necessário para o mesmo trabalho. O fotógrafo experiente será mais otimista no cálculo do tempo por já ter realizado vários trabalhos semelhantes. Se esses trabalhos tiverem demorado 3 dias, ele poderá considerar que consegue fazer o mesmo tipo de trabalho no mesmo tempo ou até menos – neste caso recorre aos dados históricos (experiência), não considerando no entanto que algo possa correr mal.

Já o fotógrafo menos experiente poderá avaliar com maior complexidade a mesma tarefa e, por esse motivo, estimar um maior número de dias para a conclusão da mesma.

Claro que a experiência poderá também ajudar em vez de prejudicar. Neste caso, o fotógrafo mais experiente poderá ter em consideração que algo pode correr mal e que, tendo em conta o tempo demorado em tarefas semelhantes feitas no passado, precisará de contemplar mais tempo para a conclusão do seu trabalho.

O fotógrafo menos experiente, por outro lado, pode não ter uma noção real da complexidade do trabalho e ser demasiado otimista para a sua conclusão, sendo portanto incapaz de cumprir com o tempo previsto.

 

A melhor forma para realizar uma tarefa

Calculo de tempo

Vamos assumir que aprendemos com o histórico, que consideramos sempre que algo pode correr mal e que somos cada vez mais experientes. Neste caso, porque é que continuamos a falhar nas estimativas de tempo? A resposta pode ser bastante simples: porque não temos em conta a forma como é suposto realizarmos uma tarefa – sendo a forma o processo para realizarmos uma tarefa, ou o caminho para chegarmos ao nosso destino.

Tomemos como exemplo um GPS. Definimos que queremos chegar de ponto A a ponto B e, de acordo com as definições do GPS, ele define um percurso. Estas mesmas definições representam a forma – posso definir que quero o percurso mais curto, com menos trânsito ou sem portagens. Logo aqui temos 3 caminhos diferentes para chegarmos onde queremos – que é como quem diz, 3 formas diferentes para a conclusão da tarefa. O GPS mostra-se igualmente funcional em todas estas formas, mas resta-nos definir qual é a melhor para nós.

Como segundo exemplo podemos considerar a construção de um website. Podemos facilmente concluir que existem centenas de form

as diferentes de cumprir a mesma função, correto? Então, e por uma questão de maior produtividade e eficácia, devemos desde logo definir qual a pretendida para conseguirmos concretizar o que é suposto no menor tempo possível, cumprindo a funcionalidade pretendida através do meio certo. Em muitos casos consome-se mais tempo a trabalhar na forma do que na função, por isso é tão importante definir a forma de concretizar a tarefa como a funcionalidade da mesma.

 

Técnicas de estimativa de tempo

Agora que já sabemos o que falha nas nossas previsões de tempo, é importante esclarecer como ultrapassar estes obstáculos, de forma a aprimorar as nossas capacidades de planeamento de tempo. Apresentamos então 4 técnicas de estimativa de tempo que ajudarão a determinar quanto tempo (real) uma tarefa poderá exigir:

Usar dados históricos

Data SciencePense em tarefas semelhantes à que pretende realizar e perceba o tempo que as mesmas demoraram até estarem concluídas. Claro que para tal precisa primeiro de recolher estes dados em relação a tarefas passadas, quer tenham sido realizadas por si ou não. Uma forma simples que obter estes dados é utilizar uma aplicação que calcule o tempo que demora a realizar cada tarefa, podendo posteriormente analisá-lo e basear a sua próxima previsão no mesmo.

Pedir a outra pessoa que faça a estimativa de tempo

trabalho de equipaPodemos não ser bons a prever o tempo que demoramos a realizar uma tarefa mas, por norma, somos bastante melhores a prever quanto tempo os outros demorarão! É muito mais provável que quem está a estimar o tempo faça uma previsão mais realista e, muitas vezes, baseada em dados históricos (o que nem sempre aplicamos a nós).

 

Fazer estimativas para 3 cenários diferentes

bifurcaçãoTodos fazemos cenários hipotéticos em relação a quase tudo no nosso dia-a-dia. Recorra a estes cenários para as suas previsões de tempo, com números reais – horas, dias, meses ou anos:

 

 

  • Pense no melhor cenário possível, se tudo correr como seria suposto;
  • Pense no pior cenário possível, se tudo correr mal;
  • Pense no cenário mais provável de acontecer, que poderá ser baseado nos dados históricos em relação a tarefas similares antigas.

Depois, some todos os números destes cenários e divida por 3 – este resultado será, muito possivelmente, a estimativa mais realista.

Estimar no momento menos produtivo do dia

consultor digitalQuando estamos cheios de energia sentimos que conseguimos tudo e aceitamos qualquer desafio, sem pensar tanto nas dificuldades que poderão estar associadas a ele, e sendo sempre otimistas quanto à sua conclusão. No entanto, quando estamos mais cansados ou simplesmente em momentos menos produtivos, somos mais moderados a prever o tempo que demoraremos a concluir os mesmos desafios. Pense em que altura do dia está mais cansado, negativo ou com falta de energia e use esses momentos para prever o tempo necessário para concluir algo. Depois, avalie esta previsão com outras já feitas e encontre um meio-termo, para um valor que deverá ser mais realista.

Dica: a maioria das pessoas tem o seu momento menos produtivo a meio do dia, logo a seguir ao almoço.

 

Esperamos que estas dicas o ajudem a avaliar de forma mais imparcial as suas previsões de tempo e que o ajudem daqui para a frente a ser o mestre do planeamento!

Tem outras técnicas para ultrapassar as dificuldades em prever o tempo necessário para a realização das suas tarefas, ou para gestão de tempo? Partilhe-as connosco!